Sekretarka / Samodzielny Referent

w Wydziale Biura Zarządu

Energa Kogeneracja Spółka z o. o.

Od kandydatów oczekujemy:

·         wykształcenia minimum średniego (preferowane wyższe o kierunku administracja),

·         znajomości obsługi programów MS Office,

·         komunikatywności, systematyczności i dbałości o szczegóły,

·         umiejętności pracy w sytuacjach stresowych,

·         umiejętności pracy w zespole,

·         sumienności i dokładności w pracy,

·         bardzo dobrej organizacji pracy,

·         dyspozycyjności i dyskrecji.

Do głównych obowiązków pracownika będzie należało:

·         organizowanie pracy Sekretariatu Zarządu w tym m.in.:

a)      uzgadnianie planu dnia (spotkania, narady, rozmowy telefoniczne itp.),

b)      przekazywanie ustaleń odnośnie spotkań, narad, terminów itp. zgodnie z dyspozycjami Członków Zarządu,

c)       organizowanie wyjazdów służbowych Członków Zarządu

d)      przyjmowanie interesantów, umawianie z Członkami Zarządu, kierowanie do innych komórek organizacyjnych,

e)      przyjmowanie korespondencji oraz jej przekazywanie zgodnie z dekretacją,

f)        podejmowanie gości z zewnątrz,

g)      zapewnienie materiałów i artykułów niezbędnych do funkcjonowania Sekretariatu,  

·         rejestracja korespondencji wpływającej do Spółki,

·         przygotowywanie i wysyłanie korespondencji Spółki,

·         przygotowywanie projektów pism na potrzeby Członków Zarządu oraz z zakresu działalności Biura Zarządu,

·         przygotowywanie informacji wewnątrz Spółki od Zarządu do komórek organizacyjnych i pracowników,

·         prowadzenie właściwych rejestrów,

·         sporządzanie raportów, dokumentów, materiałów i protokołów na potrzeby Wydziału,

·         wykonywanie prac techniczno-administracyjnych na potrzeby Wydziału.

Zgłoszenie powinno zawierać;

·         List motywacyjny oraz Życiorys zawodowy (CV)

·         Zgodę na przetwarzanie danych osobowych

Prosimy o przesłanie do 13.12.2024 r. aplikacji na adres:

rekrutacja.kogeneracja@energa.pl

Wpisując w temacie wiadomości: Sekretarka/Samodzielny Referent w Wydziale Biura Zarządu, 19/EKO/2024

Kandydatów prosimy o uwzględnienie w dokumentach aplikacyjnych poniższych zapisów;

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Energa Kogeneracja  moich danych osobowych szczególnych kategorii, określonych w art 9 ust. 1 RODO, zawartych w dokumentach aplikacyjnych, przekazanych przeze mnie z własnej inicjatywy na potrzeby realizacji procesu rekrutacji na stanowisko Sekretarki/Samodzielnego Referenta w Wydziale Biura Zarządu, nr ref. 19/EKO/2024”

Informacja

o zasadach przetwarzania przez Energa Kogeneracja Sp. z o.o. danych osobowych kandydatów do pracy

Energa Kogeneracja Sp. z. o.o. w procesie naboru pracowników przetwarza dane osobowe przekazane przez kandydatów do pracy.

Jeżeli kandydat ubiega się o przyjęcie do pracy to przekazanie danych osobowych określonych w art.221 § 1-2 Kodeksu pracy jest niezbędne.

Przekazanie danych osobowych zwykłych wykraczających poza zakres wskazany w art. 22¹ § 1-2 Kodeksu pracy
jest dobrowolne, a ich umieszczenie w przesłanej aplikacji stanowi zgodę na ich przetwarzanie przez Energa Kogeneracja Sp. z. o.o. w procesie rekrutacji na stanowisko określone w ogłoszeniu o naborze.

Jeżeli przekazane informacje obejmują dane szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, np. dotyczące zdrowia lub orzeczeń o niepełnosprawności, prosimy o umieszczenie w aplikacji klauzuli o treści:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez Energa Kogeneracja Sp. z. o.o. moich danych osobowych szczególnych kategorii, określonych w art 9 ust. 1 RODO, zawartych w dokumentach aplikacyjnych, przekazanych przeze mnie z własnej inicjatywy na potrzeby realizacji procesu rekrutacji na stanowisko Sekretarki/Samodzielnego referenta  w Wydziale Biura Zarządu,  nr ref. 19/EKO/2024.”

Aplikacje, które będą zawierały dane osobowe szczególnych kategorii, ale nie będą opatrzone powyższą klauzulą lub dane te będą zbędne w procesie naboru, zostaną zanonimizowane w zakresie danych szczególnych kategorii.

Informujemy o przysługującym prawie do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem.

Klauzula informacyjna

o zasadach przetwarzania danych osobowych dla osób ubiegających się o przyjęcie do pracy w

Energa Kogeneracja Sp. z. o.o.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) uprzejmie informujemy, że:

1)         Administratorem Pani/Pana danych osobowych (ADO) jest Energa Kogeneracja Sp. z o.o. (zwana dalej Energa Kogeneracja), z siedzibą w Elblągu (kod pocztowy 82-300), ul. Elektryczna 20A.

2)         Nasze dane kontaktowe to: e-mail sekretariat.kogeneracja@energa.pl , adres korespondencyjny 82-300 Elbląg,  ul. Elektryczna 20A.

3)         Z inspektorem ochrony danych(IOD) możesz skontaktować się pod adresem e-mail: iod.energa-kogeneracja@energa.pl   lub korespondencyjnie na adres Energa Kogeneracja (wskazany w pkt. 2).

4)         Dane osobowe przetwarzane będą w celu i na podstawie:

a.         przeprowadzenia procesu rekrutacji, w tym weryfikacji posiadanych kwalifikacji i umiejętności niezbędnych
do pracy na stanowisku, na które Pani/Pan aplikuje, na podstawie art. 22¹  Kodeksu Pracy, zgodnie z art. 6 ust 1 lit. c RODO:

b.         przeprowadzenia procesu rekrutacji, na podstawie udzielonych zgód, jeżeli Pani/Pan z własnej inicjatywy przekaże dane osobowe inne, niż wynikające z przepisów prawa, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
w przypadku danych zwykłych lub art. 9 ust. 2 lit. a RODO, w przypadku zawarcia w dokumentach aplikacyjnych danych szczególnych kategorii:

c.         przeprowadzenia przyszłych procesów rekrutacyjnych, w przypadku wyrażenia pisemnej zgody, zgodnie z art. 6 ust.1 lit a RODO:

d.         podjęcia niezbędnych działań w celu zawarcia umowy z wyłonionym kandydatem w procesie rekrutacji
zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

e.         realizacji prawnie uzasadnionego interesu ADO (archiwizacji protokołu z naboru zawierającego dane podstawowe zgodnie z wewnętrznymi regulacjami) zgodnie z art. 6 ust. 1 lit f RODO.

5)         Przystąpienie do rekrutacji oraz zgody na przetwarzanie danych osobowych są dobrowolne. Jeżeli kandydat zdecydował o przystąpieniu do rekrutacji, podanie danych wynikających art. 22¹ Kodeksu Pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postepowaniu rekrutacyjnym. Zakres niezbędnych danych obejmuje:

a.         imię (imiona) i nazwisko:

b.         data urodzenia;

c.         dane kontaktowe kandydata;

d.         wykształcenie;

e.         kwalifikacje zawodowe;

f.          przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pozostały zakres danych osobowych jest dobrowolny i może obejmować:

a.         inne dane zwykle nie wymagane przepisami prawa, jeśli umieszczono je w dokumentach aplikacyjnych:

b.         dane szczególnych kategorii (sprecyzowane w art. 9 RODO, np. dotyczące zdrowia lub orzeczeń
o niepełnosprawności), jeśli umieszczono je w dokumentach aplikacyjnych i wyrażono wyraźną, dobrowolną zgodę na ich przetwarzanie.

6)         Odbiorcami danych osobowych mogą zostać:

a.         organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;

b.         Podmiot Dominujący w Grupie Orlen oraz inne podmioty z Grupy Orlen (w tym podmioty Grupy Energa) w celu wykonywania posiadanych uprawnień i realizacji zawartych umów;

c.         doradcy prawni, audytorzy zewnętrzni, doradcy podatkowi;

d.         podmioty dostarczające korespondencję;

e.         podmioty świadczące usługi pośrednictwa w zatrudnieniu, w tym specjalistyczne portale, np. pracuj.pl;

f.          podmioty wykonujące usługi archiwizacyjne oraz niszczenia dokumentacji;

g.         podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez administratora;

h.         podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez ADO, w tym poczty elektronicznej.

Administrator może powierzyć dane osobowe dostawcom usług lub produktów działających na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonania czynności na udokumentowane polecenie, pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa powierzonych danych osobowych na poziomie nie niższym niż w Energa Kogeneracja.

7)         Okres przetwarzania danych: dane będą przetwarzane do momentu zakończenia rekrutacji a po jej zakończeniu zostaną niezwłocznie zniszczone. Pojęcie „zakończenie rekrutacji” Energa Kogeneracja definiuje jako moment zatrudnienia, po okresie próbnym, pracownika na czas określony. Zakończenie rekrutacji nie może nastąpić później niż 4 miesiące od rozstrzygnięcia rekrutacji (wyboru najlepszych kandydatów do zatrudnienia).

W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie realizacji prawnie uzasadnionego interesu ADO, dane te będą przetwarzane do momentu ustania tego uzasadnionego interesu lub do momentu pozytywnego rozpatrzenia wniesionego przez Panią/Pana sprzeciwu wobec ich przetwarzania.

8)         Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.

9)         Przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych nie będzie służyło do podejmowania decyzji, dotyczących Pani/Pana, w sposób zautomatyzowany lub do profilowania.

10)       Informujemy o przysługującym Pani/Panu prawie do:

a.         dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii;

b.         sprostowania (poprawienia) swoich danych osobowych;

c.         żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych;

d.         wycofania zgody w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;

e.         żądania usunięcia danych, jeżeli nie jest realizowany żaden inny cel przetwarzania oraz nie                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                        zachodzą przesłanki wyłączające to prawo, wskazane w art. 17 ust. 3 RODO;

f.          żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

g.         wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie prawnie uzasadnionego interesu administratora;

11)       Z uprawnień można skorzystać kontaktując się pisemnie lub e-mail z Energa Kogeneracja  lub IOD (pkt 2, 3).

12)       Przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na przetwarzanie przez Energa Kogeneracja Pani/Pana danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl w zakładce „Skargi”.