Czy wiesz, że nowoczesne programy do faktur mają zautomatyzowane funkcje, które odciążają przedsiębiorców z czasochłonnych, nużących obowiązków związanych z rozliczaniem kontrahentów? Wyobraź sobie, że oprogramowanie cyklicznie wystawia faktury dla Twoich stałych klientów, wysyła je e-mailowo, a nawet generuje powiadomienia SMS przypominające o płatnościach – i to bez Twojego udziału. To zaledwie kilka z licznych przydatnych funkcji kompleksowego programu do fakturowania, który przyspiesza realizowanie formalności i ułatwia zarządzanie finansami w biznesie.
Ograniczenie ryzyka pomyłek w danych kontrahentów
Faktura.pl: program do faktur z funkcją automatycznego uzupełniania danych kontrahenta po wpisaniu NIP-u sprawia, że wystawienie faktury zajmuje mniej niż 30 sekund. System pobiera aktualne informacje z ogólnodostępnych baz (GUS, REGON). To rozwiązanie zapobiega popełnieniu błędu podczas ręcznego przepisywania danych i konieczności wystawienia faktury korygującej. Co więcej, oprogramowanie sprawdza, czy dostawca produktów lub usług znajduje się na białej liście podatników VAT. Pamiętaj, że jeśli wyślesz przelew opiewający na więcej niż 15 tys. zł na rachunek bankowy spoza listy, utracisz prawo do uwzględnienia wydatku firmowego w kosztach uzyskania przychodu.
Automatyczne wystawianie faktur dla stałych klientów
Kompleksowy program do faktur ma również funkcje ułatwiające generowanie faktur dla stałych klientów. Dzięki katalogowi i wyszukiwarce kontrahentów błyskawicznie odszukasz klienta oraz wystawisz fakturę na zapamiętane dane. Co więcej, baza produktów i usług ze zdefiniowanymi kodami GTU, jednostkami miary i stawkami VAT przyspiesza uzupełnianie dokumentów sprzedażowych. Jeżeli wystawiasz takie same faktury w każdym miesiącu, możesz skorzystać z automatycznego wystawiania faktur cyklicznych. Zanim program stworzy dokument, otrzymasz powiadomienie, które pozwoli Ci na ewentualne wprowadzenie zmian. System nie tylko wygeneruje fakturę, ale także wyśle ją e-mailowo do Twojego klienta – używając wcześniej zaakceptowanego szablonu.
Wygodne monitorowanie płatności
Zdarza się, że klienci uzasadniają opóźnioną płatność przypadkowym pominięciem e-maila z fakturą. Jeśli chcesz zapobiec takim sytuacjom, wybierz oprogramowanie, które pozwala na automatyczne wysyłanie powiadomień SMS o otrzymanych fakturach. Treść wiadomości jest neutralna, więc nie musisz się obawiać, że wpłynie negatywnie na relacje biznesowe z Twoimi klientami.
Co ważne, program do faktur dla małych firm powinien umożliwiać wystawianie dokumentów sprzedażowych z przyciskiem „Kliknij, aby opłacić” przenoszącym kontrahentów do bezpiecznej bramki płatności, za pomocą której zleca się przelew natychmiastowy. Z jednej strony – klient nie musi wykonywać tradycyjnego przelewu, z drugiej strony – otrzymujesz środki finansowe natychmiast po ich wysłaniu. Jeżeli nie ustawisz żadnego statusu płatności przy fakturze w systemie, otrzymasz alert, więc nie przeoczysz żadnych zalegających należności.
Wirtualny segregator na wszystkie dokumenty firmowe
Czy wiesz, że program do wystawiania faktur może odgrywać rolę elektronicznego archiwum faktur sprzedażowych, kosztowych, umów, polis, aneksów czy pism urzędowych? Dzięki funkcji wirtualnego segregatora rozwiążesz problem z gromadzeniem plików w różnych źródłach, które utrudniają Ci szybkie skompletowanie dokumentów dla biura rachunkowego. Co ważne, wystarczy zaledwie jedno kliknięcie, aby udostępnić cyfrowy dysk księgowej.
Łatwe porządkowanie faktur kosztowych
Jak dodawać inne dokumenty niż faktury sprzedażowe do programu? Oczywiście możesz zrobić zdjęcie lub załączyć plik otrzymany e-mailem od dostawcy, ale istnieją prostsze i szybsze sposoby. Faktura.pl umożliwia stworzenie dedykowanego e-maila do odbierania faktur kosztowych. Kiedy kontrahent wyśle Ci dokument na tę specjalną skrzynkę, dokument zostanie automatycznie zaimportowany do systemu. Ta funkcja działa również w przypadku faktur generowanych za abonamenty i subskrypcje online.
Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur
Od 1 lutego 2026 roku przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży przekroczy 200 mln zł (włącznie z podatkami) w bieżącym roku, będą zobligowani do wystawiania faktur zgodnych ze standardami KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Ten obowiązek obejmie pozostałe firmy nieco później – od 1 kwietnia 2026 roku. Już dziś warto zweryfikować, czy wybrane oprogramowanie zapewnia integrację z KSeF. Główne cele zmian to m.in. optymalizacja procesu fakturowania i uszczelnienie systemu podatkowego.
Współczesny program do faktur musi wspierać przedsiębiorców na wielu polach – zarówno w wystawianiu faktur, jak i porządkowaniu dokumentów czy komunikacji z kontrahentami. Dzięki zautomatyzowanym funkcjom uwolnisz się od nudnych, rutynowych zadań, które zabierają Ci cenny czas.